Chúng ta có thể dễ dàng quên rằng những gì chúng ta gom, tạo và lưu trữ hôm nay sẽ là nền tảng cho những thành tựu của ngày mai. Đặc biệt là với những dự án lớn, phức tạp và dài hạn, việc gom dữ liệu 3 tuần mỗi tuần là một bước cực kỳ quan trọng.
Tại sao là cần thiết?
Tưởng tượng bạn là một người quản lý dự án tại một công ty xây dựng. Bạn có một dự án khổng lồ, nhằm xây dựng một trung tâm dữ liệu cho cả khu vực. Dự án này sẽ mất 3 năm để hoàn thành, với hàng chục nhân viên khác nhau, từ kỹ sư, lập trình viên đến quản lý dự án. Mỗi ngày, họ sẽ có rất nhiều dữ liệu cần được gom, lưu trữ và phân tích.
Nếu bạn chỉ gom dữ liệu hằng ngày vào một thùng dùng, không có kế hoạch hậu cần, bạn sẽ dễ dàng bị mất dưới hàng rào dữ liệu khủng. Các dự án sẽ bị chậm trễ, báo cáo sẽ không cập nhật, và bạn sẽ không thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thống kê.
3 tuần mỗi tuần: Một kế hoạch hậu cần tốt
Đặt mục tiêu gom dữ liệu 3 tuần mỗi tuần là một kế hoạch hậu cần tốt cho bất cứ dự án nào có quy mô lớn. Điều này giúp bạn:
1、Tạo cơ sở cho phân tích: Bạn sẽ có đủ dữ liệu để phân tích và hiểu rõ hơn về hiệu suất của dự án. Ví dụ, nếu bạn gom dữ liệu 3 tuần mỗi tuần, bạn sẽ có thể phân tích hiệu suất của các nhóm xây dựng và tối ưu hóa quy trình.
2、Dễ khai thác: Dữ liệu được gom theo thời gian sẽ dễ khai thác hơn cho bất cứ ai trong nhóm có thể cần nó. Ví dụ, một kỹ sư có thể truy cập vào dữ liệu của tuần trước để đánh giá khả năng xây dựng tại một khu vực cụ thể.
3、Phòng chống lỗi: Nếu có bất cứ lỗi nào xảy ra trong hệ thống gom dữ liệu, bạn sẽ có thể khắc phục nó sớm hơn nếu bạn gom dữ liệu theo thời gian định kỳ.
4、Dễ quản lý: Dự án sẽ dễ quản lý hơn nếu bạn có thể nhìn thấy rõ ràng các bước tiến triển của dự án dựa trên dữ liệu gom theo thời gian.
Cách áp dụng: Một ví dụ từ công ty xây dựng
Hãy tưởng tượng bạn là quản lý dự án tại một công ty xây dựng và bạn muốn áp dụng kế hoạch gom dữ liệu 3 tuần mỗi tuần cho dự án của mình. Bạn có thể làm như sau:
1、Chọn một hệ thống gom dữ liệu: Chọn một hệ thống gom dữ liệu phù hợp với nhu cầu của bạn, có thể là một phần mềm hoặc một dịch vụ cloud. Hãy chắc chắn rằng hệ thống này có thể tích hợp với các hệ thống khác trong công ty của bạn để dễ khai thác dữ liệu.
2、Định kỳ gom dữ liệu: Tạo ra một kế hoạch gom dữ liệu định kỳ, ví dụ, từ thứ 2 đến thứ 5 của mỗi tuần, bạn sẽ gom dữ liệu của tuần trước. Hãy đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều biết và tuân thủ kế hoạch này.
3、Phân tích dữ liệu: Dùng dữ liệu gom từ 3 tuần mỗi tuần để phân tích hiệu suất của dự án và tối ưu hóa quy trình. Ví dụ, bạn có thể phân tích thời gian xây dựng của các nhóm và tối ưu hóa quy trình để giảm chi phí và tăng hiệu suất.
4、Truyền thống hóa: Hãy truyền thống hóa kế hoạch gom dữ liệu của bạn cho mọi người trong công ty để họ cũng biết tầm quan trọng của việc gom dữ liệu định kỳ. Điều này giúp bảo đảm rằng mọi người đều có ý thức và hành động đúng cách.
Kết luận: Tạo cơ sở cho tương lai của bạn
Từ 3 tuần mỗi tuần là một kế hoạch hậu cần tốt cho bất cứ dự án nào có quy mô lớn và phức tạp. Nó giúp bạn tạo cơ sở cho phân tích, dễ khai thác, phòng chống lỗi và quản lý dự án hiệu quả hơn. Hãy áp dụng kế hoạch này cho dự án của bạn để tạo cơ sở cho tương lai của bạn!
